ProCard
ProCard的目的是为校园提供一个简单快捷的方法 部门进行低美元采购和CSUBUY供应订单. 它们会被发放 只发给负责支持本部门工作的员工. 持卡人及其批准 官员们已获得有限授权,可以代表圣何塞市进行购买 州立大学.
欲了解更多信息,请参阅 ProCard指南[pdf].
- 责任
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持卡人
- 确保卡和卡号安全.
- 遵守大学ProCard计划的政策和程序.
- 核对月度报表,核对收据并提供适当的支持 文档.
- 将完成的对账和备份通过DocuSign发送给审批官员 批准.
- 提交经批准的报表 罚球 每月7号之前转到支付服务.
- 立即报告信用卡丢失/被盗和可疑/欺诈性费用 卡公司,ProCard项目协调员和审批官员.
- 在离开学校之前,将卡交还给ProCard项目协调员 当不再需要这张卡的时候.
- 提交 ProCard/GoCard更新请求 表格(如获批准更改).
- 同意承担违反ProCard计划政策和程序的后果.
批准的官员
- 审核费用的适当性.
- 熟悉上海大学的采购政策.
- 知道哪些项目是在 采购付款指引.
- 了解迟交报表的政策/后果.
- 当持卡人离开学校时,通知ProCard项目协调员.
- 每月7号前提交已签字的收支报表和收据.
- 同意坚持ProCard项目政策和程序的期望.
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- 申请ProCard
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- 持卡人必须在申请前完成金融入门(FIN101) 对于ProCard来说.
- 完成 ProCard/GoCard申请表格.
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- 更新卡片信息
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- 完成 ProCard/GoCard更新表格[DocuSign] 表格更新审批官,默认图表字段,增加/减少卡限额 或者取消激活/激活一个帐户.
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- 培训
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- 持卡人必须完成金融入门(FIN101)培训 在申请ProCard之前. 参加培训课程.
- 完成FIN101课程后,完成 财务系统访问请求表格 要求进入用于对帐的财务系统.
- 一旦卡到达,ProCard协调员将安排ProCard概述. 持卡人在会议结束时收到他们的ProCard.
- 的 GoCard/ProCard对账工作坊 是否建议在持卡人第一次对账前出席. 会话 是每月举行一次吗.
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- 可以购买什么
- 使用ProCard
- 通过CSUBuy订购
- CSUBuy 是由财政大臣办公室管理的“一站式”购物门户网站带来供应商吗 教育合同价格目录. CSUBUY的供应商包括Staples Advantage、 我们首选的办公用品供应商,以及亚马逊商业. 你必须使用卡片 付款和结帐.
- 和解与提交
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完成中心对账
- 访问CSU ProCard模块 慢性疲劳综合症.
- 按持卡人姓名搜索ProCard对账单.
- 根据需要更新图表字段.
- 在评论字段中输入购买描述.
- 保存语句并单击打印图标.
- 单击流程监视器并下载语句.
有关详细说明,请参见 ProCard / GoCard和解 教程.
文档中的声明签名
- 完成 GoCard/ProCard语句模板 并上传您的更新声明.
- 在声明中添加持卡人和批准的官方签名和日期.
- 从DocuSign下载一份有签名的声明.
罚球提交
- 登录罚球,点击 ProCard/GoCard对账单提交 link.
- 输入持卡人的员工ID、ProCard发票号码和对账单日期.
- 将签署的声明作为附件上传.
- 点击 S将你.
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- 不要用卡片做什么
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持卡人不能:
- 借走他们的ProCard.
- 购买任何需要合同或协议的东西.
- 购买软件和在线服务.
- 购买任何需要FD的东西&O或大学发展批准.
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对于大学商务相关的差旅费用,请使用 GoCard.