零用现金和零钱
零用现金和找零基金是用来偿还小额大学学费的 与业务有关的费用时,现金是最具成本效益的支付方式.
购买不得超过$50每笔交易不包括销售税,与任何一个 一天内的供应商. 不允许分割事务.
- 设立部门零用现金或零钱基金
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会计办公室有一笔零用现金基金,用于部门的零用 现金需求. 上海大学不鼓励设立新的零用现金或零钱基金.
- 填妥及递交 零用现金或零钱基金申请表[pdf] (pdf).
- 一旦我们批准了申请,我们将给托管人开一张支票。.
- 托管人必须到SOMA 470的财务和商业服务办公室 领取并签署支票.
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- 部门职责
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在你花任何现金之前,首先检查一下你的产品是否符合资格 这个过程. 要这样做,请参阅 采购付款指引.
如果你的部门有零用现金箱
- 联系你部门的零用现金管理人以获得足够的现金来支付你的采购.
- 去商店买产品。.
- 将原始收据保存给你部门的零用现金保管员.
- 如果购买与酒店相关,请填写 招待费用证明[pdf] form.
- 把你的原始收据和任何零钱交给你的零用现金管理人.
如果你的部门没有备用金箱
- 去商店买产品。.保存原始收据.
- 完成 零用现金[pdf] form. 提供产品的描述和总金额.
- 如果购买是与酒店相关的,也要填写 招待费用证明[pdf] form.
- 拿着备用金表和原始收据到1号窗口的出纳处 学生服务中心.
- 出纳将支付您所要求的现金金额(最多50美元加税)。.
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- 托管人职责
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- 把所有的购买记录下来.
- 保留所有原始收据.
- 补充您的现金通过 员工/学生还款 过程.
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- 审计准备
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会计部门必须定期清点你基金中的现金. 的频率 按基金金额计算,可按月、按季或按年计算.
- 整理你手头的现金,支出收据和/或补充请求 它们可供检查.
- 确保你的现金和文件与基金的授权金额相符.
- 我们清点完毕后,将要求保管人签署一份审计表.
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- 补充零用现金或零钱
- 补充您的现金通过 员工/学生还款 过程.
- 更换部门基金托管人
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如贵部门需要更改指定的基金托管人,请:
- 填妥及递交 零用现金或零钱基金申请表[pdf].
- 保留一份表格的副本,并将原件寄给会计服务部 0042.
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- 结清部门零用现金或零钱基金
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- 通知我们安排最后点票.
- 填妥及递交 零用现金或零钱基金申请表[pdf].
- 保留一份表格的副本,并将原件寄给会计服务部 0042.
- 把基金的全部金额给 收银员服务 1号窗口办理存款.
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