征用 to Purchase Order
申购是代表客户正式请求服务或产品的过程 你的部门. 征用s are reviewed 和 processed by 采购服务 和 合同服务.
提前计划
- 哪些产品/服务需要申请?
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You will need to submit a requisition for:
- 有条款和条件的产品/服务.
- 合同, agreements, 和 MOUs requiring an 菠菜网lol正规平台 signature.
- IT software (including freeware).
- 在校园内提供的服务.
- 定制化产品.
- Furniture 和 fixtures [pdf].
You should submit also a requisition if:
- 您需要帮助确定产品/服务的供应商.
- 您的购买请求不符合其他 付款方式.
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- What do I Need to Attach?
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你可能需要在申请书内附上以下文件:
- 报价/估计.
- 工作范围[pdf], Proposal, MOU, or Unsigned Contract.
- 软件技术征用影响评估表(TRIA.
- Hospitality Form for 事件 [pdf].
- 装置、家具及设备安装许可证申请[pdf].
You might also want to provide:
- Product description (e.g.(零件/型号、数量、品牌/制造商).
- 供应商联系信息(如有).
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- What Else Should I Consider?
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You might want to consider:
- 支持 Local 和 Small 业务es.
- 请求保险 校园活动.
You should also plan your timeline:
- What is your desired delivery date?
- 你们计划用2-8周的时间进行合同谈判和PO处理吗?
- Have you planned for the onboarding of new suppliers,这需要额外的处理时间?
- 您是否看过50K以上商品/服务的投标要求?
- 你有没有考虑过 特殊的批准 that might be 要求?
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Submitting a 征用
Throughout the requisition process, the 战略采购-采购服务团队 将作为一个合作伙伴,帮助部门利用他们的采购 电力,利用系统范围的合同,遵守联邦和州的指导方针,并建立 relationships with new suppliers.
- How do I Submit a 征用?
- What Happens After I Submit a 征用?
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一旦申请单被提交并批准 罚球,分发给采购服务队. They will review the request, 确认价格和可用性,协商条款和条件(如需要),以及 然后将申请单转换为采购订单(PO). The PO will be sent to the 供应商,并在双方同意条款和条件时定稿.
重要的是: 在PO最终确定之前,部门不应该向供应商下订单.
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- What are my Department's Responsibilities?
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Do not sign any contracts on 菠菜网lol正规平台’s behalf. 看到 Authority to Contract Policy.
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检查 促使付款 Guidelines 看看这是否是正确的采购选择.
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Enter the 征用 in 罚球.
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在适当的时候提供报价/备份文件.
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对于不属于罚球的新供应商,您必须从以下选项中选择一个 in the 征用 as a Supplier:
- Supplier NEW (ID 000004233)
- Supplier TO BID (ID 0000043480)
- Supplier NO $ VALUE (ID 0000043479) - 有关上述供应商的更多信息,请参见 New Supplier Request Process.
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- 我可否向同一供应商多次采购?
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当您想要使用一个供应商时,我们可以设置一揽子采购订单(BPO) 在规定的范围、期限内对商品或服务提出多项要求的 within the same fiscal year.
BPO上要求的金额应该反映你整个财政年度的需求. 如果你不确定请求的金额,研究费用或回顾你以前的 购买历史. The amount should include shipping 和 tax. 业务流程外包不得超过 $49,999.请参阅 毯子订单 for detailed information.
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- When are Solicitations Required?
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当申请量超过一定金额时,我们作为犯罪现场调查组有责任 校园考虑来自其他供应商的邀请并参与竞争 投标. 与不同类型的采购请求相关的要求见下文。 based on dollar amount.
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- 招标投标限额和要求是什么?
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投标限价门槛由申请和商品的金额决定 类型.
请参阅 bid limit thresholds 和 requirements 了解您的采购的处理时间和投标要求 请求.
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- 有办法加快招标过程吗
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通过利用 SB/DVBE选项[pdf],部门可绕过招标程序购买价值介乎两者之间的货品/服务/资讯科技 $5,000.01美元和249999美元.99元(如属公共工程合约,最高可获罚款33.3万元) 至少两家此类企业的报价.
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Issuing a Purchase Order
在采购服务团队与供应商完成申请后,他们 是否会向供应商和部门联系人发出采购订单. 这个部门 然后可以要求履行他们的商品/服务吗.
当PO发出时,我们的财务系统也会预留总金额 PO作为预算目的的“负担”. You can make a payment against the 如果发票金额等于或少于产权负担,则为PO. 学习如何 run financial reports, please see our Training 和 Tutorials.
重要的是: 在PO发出之前,不应支付货物/服务.
- What Happens after the PO is Issued?
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一旦PO完成,部门和供应商会收到一份PO的复印件.
这个部门 is responsible for:
- 跟踪供应商,确认交货时间和状态
- 验证发票提交给付款服务
- 确保所有文档都引用了订单号
- 收到货物或批准付款时,及时响应付款服务 要求.
The supplier is responsible for:- Fulfilling the order as specified on the PO
- Submitting an invoice for payment
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- 如果我的订单有问题,我应该联系谁?
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本部门应与供应商合作解决其订单中的任何问题. 这包括:
- 货物损坏
- 丢失的物品
- 返回产品
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- How Do I 支付 the Supplier?
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在您收到产品/服务后,供应商或部门将需要 to 提交发票 支付服务.
如果发票金额等于或,则只能根据PO处理付款 less than the encumbrance amount.
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- How Do I Make Changes to or Close a PO?
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当PO的余额为0美元时,它应该自动关闭. 如果你需要 要增加、减少或关闭PO,请参见 改变订单 页面.
We recommend that departments 审查他们的Open POs [pdf] 在财政年度结束前关闭,如果订单已经完成.
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额外的指导方针
根据所采购的商品或服务,提供补充文件 和/或指导可能适用于您的申请. 请参阅 表格及资源.